Kreditoru parādu (AP) nodaļa ir būtiska finanšu darbības sastāvdaļa. Tomēr to bieži vien apgrūtina manuāli, atkārtoti veicami uzdevumi, un rēķinu apstrāde ir viens no galvenajiem iemesliem. Manuāla rēķinu datu ievade ir ne tikai laikietilpīga, bet arī pakļauta cilvēcisku kļūdu riskam, kas noved pie maksājumu kavējumiem, neprecīziem finanšu pārskatiem un kvalificētu resursu neefektīvas sadales.
Par laimi, zema koda (low-code) automatizācijas platformu, piemēram, Zapier, attīstība piedāvā jaudīgu risinājumu. Savienojot dažādas lietojumprogrammas un pakalpojumus, šīs platformas var izveidot automatizētas darbplūsmas, kas pārveido rēķinu grāmatošanas procesu no manuāla darba par stratēģisku, optimizētu operāciju. Šajā rakstā tiks izklāstīts, kā jūsu uzņēmums var izmantot šādu sistēmu, integrējot jūsu pamatdarbības lietojumprogrammas ar mākslīgā intelekta jaudu.
Automatizētas rēķinu apstrādes darbplūsmas anatomija
Automatizētas rēķinu apstrādes sistēmas izveidei nav nepieciešama izstrādātāju komanda. Tā vietā ir nepieciešams loģiski savienot lietojumprogrammas, kuras jūs jau izmantojat. Iedomājieties to kā digitālas konveijera līnijas izveidi jūsu rēķiniem. Šeit ir augsta līmeņa pārskats par galvenajiem posmiem.
1. posms: Iniciācija – digitālais sākumpunkts
Katra automatizācija sākas ar “trigera” jeb ierosinātāja notikumu. Rēķinu apstrādē tas ir brīdis, kad rēķins nonāk jūsu ekosistēmā. Šo trigeri var konfigurēt tā, lai tas aktivizētos, kad:
- E-pasts ar rēķinu tiek saņemts noteiktā iesūtnē (piemēram,
rekini@jusuuznemums.com). - Jauns rēķina fails tiek augšupielādēts noteiktā mapē mākoņkrātuves pakalpojumā, piemēram, Google Drive, Dropbox vai SharePoint.
- Projekta statuss tiek atzīmēts kā “Gatavs rēķina izrakstīšanai” jūsu klientu attiecību pārvaldības (CRM) vai projektu vadības programmatūrā.
Tiklīdz šis notikums notiek, automatizētā darbplūsma nekavējoties sākas.
2. posms: Datu bagātināšana – savienojums ar jūsu ERP
Pats par sevi rēķins ir tikai dokuments; tā vērtība slēpjas kontekstā jūsu finanšu sistēmā. Šeit ir būtisks savienojums ar jūsu uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmu. Izmantojot drošu, iepriekš izveidotu integrāciju, automatizācija var nosūtīt vaicājumu jūsu ERP sistēmai, lai apkopotu un apstiprinātu būtisku informāciju, piemēram:
- Piegādātāja pārbaude: Apstiprināt, ka piegādātājs pastāv jūsu sistēmā, un iegūt tā unikālo ID.
- Pirkuma pasūtījuma saskaņošana: Salīdzināt rēķinu ar esošu pirkuma pasūtījuma numuru.
- Projekta koda iegūšana: Piesaistīt rēķinu pareizajam iekšējam projektam vai nodaļai precīzai izmaksu sadalei.
- Maksājuma nosacījumu apstiprināšana: Iegūt saskaņotos maksājumu nosacījumus, lai nodrošinātu atbilstību.
Šis solis nodrošina, ka apstrādājamie dati ir precīzi un atbilst jūsu uzņēmuma operatīvajiem ierakstiem, pirms tie nonāk jūsu virsgrāmatā.
3. posms: Inteliģenta datu izgūšana – MI loma
Rēķini tiek saņemti neskaitāmos formātos – PDF, attēli un strukturēti datu faili. Manuāla rindu, datumu un summu izgūšana ir vieta, kur rodas visvairāk kļūdu un kavējumu. Šis ir ideāls pielietojums lielam valodu modelim (LLM) vai citiem ar MI darbināmiem dokumentu analīzes rīkiem.
Integrēts darbplūsmā, MI modelis var veikt sarežģītus uzdevumus:
- Optiskā rakstzīmju atpazīšana (OCR): Teksta nolasīšana no skenētiem dokumentiem vai PDF failiem.
- Datu izgūšana: Inteliģenta galveno lauku, piemēram, rēķina numura, apmaksas termiņa, kopsummas, nodokļu un atsevišķu rindu, identificēšana un izgūšana neatkarīgi no rēķina izkārtojuma.
- Datu standartizācija: Izgūto datu, piemēram, datumu vai valūtas, formatēšana vienotā struktūrā, kas nepieciešama jūsu grāmatvedības programmatūrai.
Šis inteliģentais solis aizstāj manuālu datu ievadi, ievērojami uzlabojot gan ātrumu, gan precizitāti.
4. posms: Ierakstu sistēmas atjaunināšana – grāmatojuma pabeigšana
Kad visi nepieciešamie dati ir iegūti un bagātināti, pēdējais solis ir rēķina iegrāmatošana. Šeit MI inteliģence sniedzas tālāk par vienkāršu datu izgūšanu. Pamatojoties uz rēķina saturu, piegādātāja vēsturi un iepriekšējiem darījumiem, LLM var ieteikt atbilstošas grāmatojuma rindas, ieskaitot pareizos virsgrāmatas (GL) kodus, nodokļu likmes, nodaļas vai projektu sadalījumus.
Darbplūsmas pēdējais solis ir droši nosūtīt šo pilnīgo un inteliģenti kategorizēto datu pakotni uz jūsu grāmatvedības vai ERP sistēmu, lai:
- Izveidotu jaunu rēķina vai pavadzīmes ierakstu, kas jau ir aizpildīts ar MI ieteiktajām grāmatojuma detaļām, bieži vien kā melnrakstu, kas gaida galīgo apstiprinājumu.
- Automātiski aizpildītu visus pārējos atbilstošos laukus, piemēram, piegādātāja informāciju, rēķina numurus un kopsummas.
- Pievienotu oriģinālo rēķina failu jaunajam ierakstam ērtai atsaucei un auditam.
Labi izstrādāta darbplūsma var arī nosūtīt paziņojumu, informējot attiecīgo vadītāju, izmantojot Slack vai e-pastu, ka rēķins ir gatavs ātrai pārskatīšanai un apstiprināšanai ar vienu klikšķi.
Stratēģiskā ietekme uz uzņēmējdarbību
Rēķinu apstrādes automatizācija ir kas vairāk nekā tikai laika ietaupījums; tas ir stratēģisks biznesa lēmums, kas sniedz taustāmus ieguvumus:
- Palielināta efektivitāte: Ievērojami samaziniet laiku, kas pavadīts manuālai datu ievadei, ļaujot jūsu finanšu komandai koncentrēties uz augstākas vērtības aktivitātēm, piemēram, finanšu analīzi, prognozēšanu un stratēģisko plānošanu.
- Uzlabota precizitāte: Samaziniet dārgu cilvēcisku kļūdu risku, kas var izraisīt pārmaksas, nokavētus maksājumus un saspringtas attiecības ar piegādātājiem.
- Uzlabota mērogojamība: Nevainojami apstrādājiet pieaugošu rēķinu apjomu bez proporcionāla administratīvā personāla skaita palielināšanas.
- Lielāka finanšu pārredzamība: Paātriniet ciklu no iepirkuma līdz apmaksai, nodrošinot reāllaika pārskatu par uzņēmuma saistībām un uzlabojot naudas plūsmas pārvaldību.
Mūsdienu konkurences apstākļos operatīvā efektivitāte ir vissvarīgākā. Izmantojot pieejamus automatizācijas rīkus, piemēram, Zapier, uzņēmumi var pārveidot savu kreditoru parādu nodaļu no izmaksu centra par optimizētu, precīzu un stratēģisku aktīvu.
Cenšoties panākt operatīvo efektivitāti, uzņēmumi var apiet pielāgotu risinājumu izveidi, izmantojot specializētas platformas. Mūsu Numiflow platforma pieslēdzas jūsu grāmatvedības programmatūrai un izmanto MI, lai automatizētu jūsu laikietilpīgākos procesus. Tā automātiski iegrāmato rēķinus no jebkura avota (e-pasts, PDF, e-rēķins) vai iesaka ierakstus apstiprināšanai ar vienu klikšķi, ar augstu precizitāti saskaņo bankas transakcijas ar maksājumiem un nodrošina MI asistentu tūlītējām atbildēm par jūsu uzņēmuma finanšu datiem. Izmantojot šādu integrētu rīku, uzņēmumi var ātri pārveidot savu kreditoru parādu nodaļu par optimizētu un stratēģisku aktīvu.